picture

Zašto smo dobri za Vaše poslovanje?

picture

Mi se brinemo o sigurnosti, sigurnosnim kopijama, nadogradnji sustava i ostalim “IT” stvarima. Možete ostati fokusirani na ono u čemu ste dobri, a mi ćemo se pobrinuti za ostalo. Sa tradicionalnim softverom, zaposlenici čuvaju podatke na svojim prijenosnim računalima, USB uređajima ili prijenosnim tvrdim diskovima. A to nije sigurno kao što zvuči. Prijenosna računala mogu biti ukradena, sigurnosne kopije računala su rijetko napravljene ispravno, i malo je vjerojatno da su na svim uređajima postavljene najnovije verzije i sigurnosne zakrpe. Kada koristite naš web-bazirani softver, Vaši podaci su pohranjeni na sigurnim, uvijek ažuriranim, poslovnim serverima sa dnevnim sigurnosnim kopijama, u visoko-sigurnim data centrima.

Sve na jednom mjestu

picture

Ključna prednost web-baziranog softvera je ta da su svi Vaši podaci centralizirani i dostupni preko web-a sa bilo kojeg računala u bilo koje vrijeme. Ne možete ostaviti nešto na krivom računalu, jer je sve pohranjeno na jednom mjestu na web-u. Možete mu pristupiti sa bilo kojeg drugog mjesta. SIgurno, i naravno, zaštićeno lozinkom. Za Vaše podatke radi se sigurnosna kopija svaki dan. Naše sigurnosne kopije su pohranjene na više lokacija za dodatnu redundantnost. Može se reći da naše sigurnosne kopije imaju sigurnosne kopije. Nismo nikada izgubili ničije podatke i nećemo izgubiti niti Vaše.

Vaši podaci su sigurni

picture

Mi koristimo naše proizvode svaki dan. Pohranjujemo sve svoje osjetljive, povjerljive podatke na istim serverima koje koriste naši korisnici. Povjerili smo cijelo naše poslovanje našim proizvodima i sigurnosnim politikama. Možete se osjećati ugodno jer mi hodamo istim putem sa Vama. Naši state-of-the-art serveri su zaštićeni stražom i 24-satnim nadzorom. Naš softver i infrastruktura su ažurirani redovito sa najnovijim sigurnosnim zakrpama. Promet u našoj mreži teče iza vatrozida poslovne klase da bi Vaši podaci bili sigurni.

picture

Sustav za upravljanje dokumentima - pokreće Alfresco

Sustav za upravljanje dokumentima koristi Alfresco sustav za upravljanje dokumentima, vodeći Open Source sustav za upravljanje dokumentima na tržištu. Senso dokument sustav je nenametljivo integriran u sinkronizaciju kalendara, taskova i upravljanje radnim procesima. Služeći kao snažan web bazirani file server, kreira jednostavnu platformu za pohranu i dijeljenje podataka.


 

 

 

 

 

 

 

 


Moderno poslovanje zahtjeva upotrebu sve veće količine i broja raznovrsnih tipova dokumenata kao što su dopisi, izvještaji, ugovori, računi i drugi dokumenti. Svaki tip dokumenta zahtjeva izvlačenje informacija dostupnih u dokumentu kako bi se isti mogao dalje upotrijebiti u poslovnom procesu. Postupak izvlačenja informacija je lakši ukoliko su informacije objedinjene u obliku tablica ili nekih drugih strukturiranih elemenata. Na primjer , u slučaju tablica, u zaglavlju tablice najčešće odmah vidimo značenje stupca (na primjer – Cijena stavke), a u stupcu ispod vidimo vrijednosti (na primjer 100,00 kn). Na taj način, brzo možemo upotrijebiti pronađenu informaciju u daljnjem radu. Međutim, statistika govori da čak 80% dokumenata koje dobijemo nemaju nikakvu strukturu (Izvor: Fulcrum Research)., što znači da su informacije u obliku rečenica koje je se moraju u potpunosti pročitati da bi se saznala informacija koju nose. Za takve nestrukturirane dokumente mogao bi nam poslužiti informacijski sustav, koji bi automatski mogao izlučiti ključne riječ i informacije prema kojima bi se lakše snaši. Međutim, opet statistika govori da čak 90% informacija nisu unutar informacijskog sustava tvrtke, tako da nam isti ne mogu pomoći.

Navedeni problemi samog svojstva informacije dodatno dolaze do izražaja kada se preslikaju u današnje vrijeme modernog poslovanja. Iako je želja da se tvrtke generalno više orijentiraju na e-poslovanje, jeftin ispis dokumenata u papirnati oblik i lako kreiranje elektroničkih kopija dokumenata udvostručuju količinu informacija otprilike svakih 18 mjeseci. Na to se nadovezuju dodatne problematike u radu sa informacijama i dokumenata: velike količine informacija moraju se bolje nadzirati sa sigurnosnog aspekta; nužnost je usklađenost sa zakonskim i poslovnim normama i pravilima; zahtjeva se što brži pristup informacijama jer to direktno utječe na poslovne akcije, a time i na poslovne rezultate; nemogućnost automatiziranja poslovanja, bilo kroz uspostavu poslovnih procesa, kontrole prosljeđivanja dokumenata, praćenju različitih verzija dokumenata, slijednosti ili drugih poslovnih zahtjeva.
Rješavanje problema u radu s dokumentima izvršava se putem uspostavljanja sustava za upravljanje poslovnim dokumentima, ili općenitije sadržajem.

Cilj uspostave sustava je:

Povećanje dostupnosti i brzine pristupa dokumentima

izrazito je bitno što brže upotrijebiti informacije u poslovnom kontekstu, što znači pretražiti sve arhive/skladišta informacija što brže

Povećanje produktivnosti

automatizacija poslovnih procesa unutar organizacija na bazi i papirnatih i elektroničkih dokumenata, a uz upotrebu postojećih uredskih alata kao što su Microsoft Office, Lotus notes ili Open office

Povećanje efikasnosti

stvaranje baza znanja o projektima i poslovnim procesima, kojima se olakšava pronalazak svih relevantnih informacija na jednom mjestu

Povećanje sigurnosti i upravljanja

centralizacija sigurnosti i upravljanja uz poštivanje poslovnih i tehničkih zahtjeva krajnjih korisnika

Odobravanje ulaznih računa

Proces odobravanja ulaznih računa ima za cilj automatizaciju dijela poslovanja vezanih uz obradu ulaznih računa.
Prednosti u radu organizaciju uspostavom sustava su:
- Smanjenje troškova uštedom vremena zaposlenika vezanom uz distribuciju papirnatog oblika ulaznog računa
- Smanjenje troškova vezanih uz kreiranje, arhiviranje i evidentiranje višestrukih kopija istih dokumenata u tvrtci
- Mogućnost trenutačne i naknadne kontrole odobrenja računa
- Pravovremeno obavještavanje svih sudionika procesa o potrebnim radnjama pri odobrenju računa
- Mogućnost višestruke kontrole odobravanja i posebna upozorenja za visoke iznose računa
- Revizijska slijednost odobrenja
- Napomene djelatnika vezane uz postupak odobrenja
- Mogućnost automatizirane obrade računa (na primjer automatsko odobravanje pojedinih računa s obzirom na iznos i partnera)
- Mogućnosti naknadne integracije sa ostalim sustavima u tvrtci

Proces
Proces odobravanja ulaznih računa podijeljen je u tri faze: faza obuhvata, faza odobravanja i faza likvidature (prikazana no slici ispod).

Faza obuhvata započinje digitalizacijom papirnatog računa putem jedinice za obuhvat (eng. scanner). Elektronička kopija dokumenta unosi se u sustav za upravljanje dokumentima, te se unose značajke računa (partner, iznos, datum plaćanja, mjesto troška i sl.). Na kraju unosa djelatnik označuje da je postupak gotov i sustav automatski dokument prenosi se u fazu odobravanja.

Faza odobravanja uključuje izvođenje procesa odobravanja vezanih uz značajke dokumenta. Ova faza se detaljno definira sa Naručiteljem sustava kako bi se dobila optimalna verzija poslovnih procesa. Uobičajeno procesi odobrenje se razlikuju s obzirom na mjesto troška i iznos. Sa pojedinim mjestima troška povezana je skupina djelatnika koja može odobriti račun. Ta skupina automatski se obavještava da je novi račun u sustavu i da ga je potrebno odobriti. Za pojedine iznose mogu se uvesti i višestruka odobravanja računa (sukladno hijerarhiji organizacije).

Faza likvidature podrazumijeva prvo obavještavanje djelatnika računovodstva da je novi račun odobren. Djelatnici računovodstva mogu još jednom prekontrolirati račun i eventualno ga vratiti na dodatnu ovjeru (uz dodatnu napomenu). Prekontrolirani računi automatski

U svim fazama obrade računa moguće je pretražiti i pregledati sve račune (naravno uz odgovarajuće ovlasti), te kontrolirati vremena potrebna za procesiranje pojedinih računa.

Ostale funkcionalnosti aplikacije:
- Korisničko sučelje na hrvatskom jeziku
- Korištenje aplikacije putem Internet preglednika
- Prilagođeno pretraživanje tovarnih listova kroz aplikaciju ili direktno kroz pretragu u Internet pregledniku (slično kao Google search)
- Kontrola pristupa korisnika
- Opcija praćenja verzija i revizijske slijednosti

Dodatne mogućnosti proširenja

Uspostavom sustava otvaraju se mogućnosti dodatne iskoristivosti sustava kao što su:
- Povezivanje i integracijama sa aplikacijama za ugovore, prema kojima se može vršiti i provjera fakture, te dobiti jedinstveno mjesto svih informacija vezanih uz pojedini posao
- Dodatna automatizacija procesa kroz automatsku obradu pojedinih računa (npr. za pojedine male iznose i za provjerene partnere ne isplati se vršiti ovjeru računa, jer je mogućnost pogreške mala, a u slučaju pogreške šteta je manja nego što je trošak kontinuirane ovjere tog tipa računa)
- Mogućnost izrade izvještaja za kontrolu rada procesa


Osnovi elementi sustava za upravljanje dokumentima

Navedena aplikativna rješenja izvoditi će se na sustavu za upravljanje dokumentima odabranom od strane naručitelja. U sljedećim poglavljima detaljnije su opisana neka zajednička svojstva ovakvih sustava.

Upravljanje verzijama dokumenata

Svaki dokument u sustavu za upravljanje dokumentima ima pridruženu verziju. Svaka izmjena na dokumentu povlači i promjenu verziju dokumenta. Ovime se na lak način može pratiti promjene na dokumentima. Verzije se uobičajeno vode u numeričkom obliku, tako da svaka nova verzija ima veći iznos. Skup slijednih verzija dokumenta naziva se i grana. Sustav može omogućiti i više grana verzija pojedinih dokumenata. Bitna značajka sustava za upravljanje dokumentima je da i u slučaju jedne i u slučaju više grana mora biti samo jedna verzija dokumenta koja se naziva trenutna verzija.

Upravljanje promjenama na dokumentu

Sinkronizacija rada u radnim grupama zahtjeva da se ne izgube promjene nad dokumentu koje samostalno rade različiti članovi grupe. Sustav za upravljanje dokumentima u najelementarnije načinu rada osigurava da korisnik može zaključati dokument. Od tog trenutka samo on ima mogućnost dodavati nove verzije dokumenta, dok ostali korisnici imaju samo pravo čitanja postojećih verzija dokumenata. Ovakav način rada nastavlja se sve dok korisnik ne otključa dokument za korištenje drugim korisnicima. Sustav mora osigurati da samo jedan korisnik može u pojedinom trenutku zaključati dokument.

Upravljanje pravima pristupa nad dokumentu

Sustav za upravljanje dokumentima objedinjuje različite dokumente u radu pojedine organizacije. Sustav mora omogućiti da se različitim korisnicima daju različite ovlasti, ili prava, u radu s dokumentom. Osnovna prava su: korisnik nema nikakvih prava, korisnik ima pravo pretraživanja, korisnik ima pravo čitanja, korisnik ima pravo promjene i korisnik ima pravo brisanja.
Pravo s najmanje ovlasti u radu s dokumentom je da korisnik u biti nema nikakvih prava, odnosno da nema nikakve informacije o dokumentu u sustavu. Znači, ukoliko bi neovlašteni korisnik u pretrazi zatražio da mu se ispišu dokumenti nad kojima nema prava, za rezultat akcije on bi dobio praznu listu. Bitno je da sustav ni na koji način ne daje informaciju da traženi dokumenti uopće postoje.
Više ovlasti u radu s dokumentom korisnik dobiva u slučaju da ima pravo pretraživanja. U tom slučaju, korisnik ima informaciju da je dokument u sustavu (najčešće to podrazumijeva da može pregledavati svojstva dokumenta), ali ne može napraviti nikakvu akciju nad dokumentom. Ne može ga niti pročitati niti mijenjati.
Pravo čitanja omogućuje da korisnik može i pregledati sadržaj dokumenta.
Pravo pisanja omogućuje da korisnik može napraviti novu verziju dokumenta.
Pravo brisanja omogućuje da korisnik izbriše jednu, više ili sve verzije dokumenta iz sustava.


Upravljanje životnim ciklusom dokumenta

Životni ciklus dokumenta je skup stanja u kojima se nalazi dokument od trenutka kreiranja do trenutka umirovljenja dokumenta. Svako stanje u kojem se nalazi dokument može se povezati sa određenim poslovnim kontekstom.
Pri prelasku iz jednog u drugo stanje različite aktivnosti se mogu pokrenuti: promjena prava pristupa dokumentu, promjena drugih sigurnosnih postavki, promjena lokacije dokumenta u i izvan sustava, promjena formata dokumenta.
Ostvarenje životnog ciklusa unutar sustava mora biti fleksibilno kako bi se podržali različite poslovne potrebe. Skup stanja nije ograničen i ne mora biti usko vezan sa tipom dokumenta.


Kontrola korištenja dokumenta

Usporedno sa ostvarenjem prava pristupa dokumentu, zbog poslovnih i zakonskih potreba, sustav za upravljanje dokumentima mora osigurati mogućnost nadgledanje korištenja dokumenta. Svaka akcija nad dokumentom, bilo to otvaranje dokumenta, promjena, brisanje, ili nešto drugo, mora biti evidentirano. Takva evidencija uključuje informacije o korisniku koji je napravio akciju, vremensku oznaku, poveznicu sa dokumentom nad kojem je akcija izvršena, te druge podatke u ovisnosti o poslovnom procesu.

 

 

 

 

 

 

 

 

Arhitektura sustava za upravljanje podacima

Sustav za upravljanje dokumentima u svom radu najčešće se integrira sa različitim postojećim sustavima u organizaciji. Cilj arhitekture sustava je iskorištavanje postojećih resursa organizacije. Arhitektura se dijeli na nekoliko slojeva, od kojih svaki sloj može funkcionirati i integrirati se sa posebnošću okoline u kojoj radi.

Korisnički sloj

Korisnički sloj je zadužen za interakciju korisnika i sustava. Implementacija interaktivnog sučelja uključuju različite Internet preglednike, specijalizirane alate za rad sa sustavom, te aplikacije razvijene od strane samog korisnika.

Aplikacijski sloj

Aplikacijski sloj je zadužen za izvođenje operacija korisnika nad sustavom i za prikaz stanja sustava prema korisniku.

Procesni sloj

Procesni sloj je jezgra sustava za upravljanje dokumentima. Zadaća mu je izvođenje i sinkronizacija svih aktivnosti i funkcija sustava.

Sloj pohrane

Sloj pohrane ima zadaću čuvati podatke u skladu sa zahtjevima sustava. Podaci koji se čuvaju su podijeljeni u dvije glavne skupine: indeksi i sadržaj. Ovakva podjela je napravljena zbog same prirode rada sa te dvije skupine. Karakteristika rada sa indeksima je brza obrada većeg broja podataka, pa se rad sa indeksima najčešće izvršava kroz različite baze podataka. Karakteristike rada sa sadržajem je velik volumen pojedinog sadržaja, te potreba da se sadržaj dohvaća smo prema zahtjevu korisnika (korisnik je izvršio pretraživanje preko indeksa dokumenata i identificirao specifičan sadržaj koji želi upotrijebiti). Zbog toga se sadržaj čuva na različitim sustavima za pohranu podataka. Istovremeno, u radu sustava može raditi više različitih uređaja za pohranu podataka. Sustav prema poslovnoj potrebi određuje na kojem uređaju je sadržaj pohranjen. Tako se dobiva da podaci koji se često mijenjaju i kojima se učestalo pristupa su pohranjeni na brzim uređajima, dok s druge strane podaci koji se ne mijenjaju i povremeno im se pristupa budu pohranjeni na arhivskim uređajima. Lokacija pohrane sadržaja najčešće se mijenja sa životnim ciklusu sadržaja, tako da se promjenom stanja životnog ciklusa mijenja fizička lokacija sadržaja.