Digitalizirajte Vaše poslovanje
Moderno poslovanje zahtjeva upotrebu sve veće količine raznovrsnih tipova dokumenata kao što su dopisi, izvještaji, ugovori, računi i slično. Svaki tip dokumenta zahtjeva izvlačenje informacija dostupnih u dokumentu kako bi se iste mogle dalje upotrijebiti u poslovnom procesu. Postupak izvlačenja informacija je lakši ukoliko su informacije objedinjene u obliku tablica ili nekih drugih strukturiranih oblika.
Na primjer, u slučaju tablica, u zaglavlju tablice najčešće odmah vidimo značenje stupca (na primjer – Cijena stavke), a u stupcu ispod vidimo vrijednosti (na primjer 100,00 kn). Na taj način, brzo možemo upotrijebiti pronađenu informaciju u daljnjem radu. Međutim, statistika govori da čak 80% dokumenata koje dobijemo nemaju nikakvu strukturu (Izvor: Fulcrum Research), što znači da su informacije u obliku rečenica koje se moraju u potpunosti pročitati da bi se saznala informacija koju nose. Za takve nestrukturirane dokumente mogao bi nam poslužiti informacijski sustav, koji bi automatski mogao izlučiti ključne riječi i informacije. Međutim, statistika nam opet govori da čak 90% informacija koje su bitne tvrtci, nisu unutar informacijskog sustava tvrtke.
Navedeni problemi samog svojstva informacije dodatno dolaze do izražaja kada se stave u kontekst današnjeg modernog poslovanja. Tvrtke se generalno više orijentiraju na e-poslovanje što dovodi do lakšeg kreiranja digitalnih dokumenata što udvostručuje količinu informacija otprilike svakih 18 mjeseci. Velike količine informacija moraju se bolje nadzirati sa sigurnosnog aspekta. Nužno je uskladiti se sa zakonskim i poslovnim normama i pravilima. Zahtjeva se što brži pristup informacijama jer to direktno utječe na poslovne akcije, a time i na poslovne rezultate.
Automatiziranje poslovanja zahtijeva uspostavu poslovnih procesa, kontrolu prosljeđivanja dokumenata i praćenje različitih verzija dokumenata.
Problemi u radu s dokumentima rješavaju se uspostavljanjem sustava za upravljanje poslovnim dokumentima, ili općenitije sadržajem.
Cilj uspostave sustava je:
Povećanje produktivnosti
automatizacija poslovnih procesa unutar organizacija na bazi papirnatih i elektroničkih dokumenata uz upotrebu postojećih uredskih alata kao što su Microsoft Office, Lotus notes ili Open office
Povećanje efikasnosti
stvaranje baze znanja o projektima i poslovnim procesima, što olakšava pronalazak svih relevantnih informacija
Povećanje sigurnosti i upravljanja
centralizacija sigurnosti i upravljanje uz poštivanje poslovnih i tehničkih zahtjeva korisnika